L&D inkopen: wat kan er allemaal misgaan?

Lereninkopen Zoom
Marjon Meijer
Auteur: Marjon Meijer

Je zou bijna denken dat er met alle stappenplannen, overwegingen, inkoopcriteria en verbetersuggesties uit Leren inkopen niets meer fout kan gaan en je na dit robuuste werk regelrecht naar de beste inkoop wordt geleid. Maar L&D-dienstverlening blijft mensenwerk, daar gebeuren toch ook onvoorziene zaken? Daar klikt het toch ook soms niet, daar heeft een aanbieder toch soms ineens veel meer ander werk waardoor hij niet zo veel zorg aan de opdracht kan besteden als voorzien, daar is het soms toch te laat voor verbetersuggesties..? 

'Dat vriendje wordt het niet'

Gelukkig zijn de auteurs maar een Zoomlengte van ons verwijderd en kunnen ze ook hier uit eigen ervaring spreken. Marlo Kengen: “Als interne L&D-er moest ik eens een managementleergang inkopen. Ik was heel enthousiast was over een aanbieder; ik had daar heel goede gesprekken mee, die stelde heel goede vragen... Maar na één dag training kwam een van de leidinggevenden naar mij toen en zei ‘dit is helemaal niks! Wij hebben he-le-maal geen klik met die vrouw!” Dat had ik niet goed ingeschat. Ik had in het proces veel teveel voor de doelgroep gedacht en me laten leiden door mijn eigen voorkeur. Dat had ik niet moeten doen, ik had de doelgroep beter een rol gegeven in de selectie van de offertes of de kennismaking.”

Petra Jagtman: “Wat ik al verschillende keren heb gehad, is dat ik mijn marktoriëntatie heel zorgvuldig had gedaan, longlist opgesteld, op basis van inhoudelijke criteria teruggebracht tot een aantal aanbieders… en dat dan ineens de leidinggevende nog een vriendje van hem er ook tussen wil hebben. Of dat er extra bedrijfscriteria zijn die je ook moet respecteren, dat de aanbieder uit de eigen gemeente komt bijvoorbeeld. Dat maakt het heel complex. Een goeie Request For Proposal, waarin je alle selectiecriteria meeneemt en uitlegt hoe zwaar die wegen, helpt om die balans te maken. En om vervolgens onderbouwd te zeggen: dat vriendje wordt het niet. Wat overigens niet betekent dat je als L&D-er nooit verder moet kijken dan je eigen straatje.”

Pleidooi voor voorbereiding

Tijdens de VOV-klaagwandeling vorige week zei een van de VOV-ers zich te ergeren aan consultants die volop in een opdracht vliegen en in hun enthousiasme geen oren meer hebben naar goed advies rond de complexiteit en specificiteit van de organisatie. Waarna ze zich in de nesten werken en het niet durven te zeggen. Herkenbaar voor de auteurs..? Kengen: “Ja, daar kan ik me zeker iets bij voorstellen. Maar ook hier kun je in de voorbereiding al op anticiperen. Check of iemand zich in je organisatie wil verdiepen, luister of hij de goede vragen stelt.”

“Er zijn natuurlijk uitgesproken adviseurs met duidelijke stokpaardjes, die je vaak daarvoor in de arm neemt. Maar dan moet je die stokpaardjes ook wel accepteren.” Jagtman: “Of ze beloven gouden bergen. Maak in het voortraject dan goede afspraken en check referenties en eerder werk.” Het is duidelijk waarom het onderdeel ‘voorbereiding’ meer dan de helft van dit boek beslaat. “En bij het onderdeel ‘borging’ is het ook goed om duidelijke afspraken te maken over tussentijdse evaluaties. Zo zorg je dat het je niet teveel overkomt en dat duidelijk blijft wie wat moet doen,” zegt Kengen.

Betalen voor stap 1

Naar één werkwijze ben ik in het kader van risicospreiding ook wel benieuwd: ik moest weer denken de suggestie van Lars Sudmann uit het boek  Innovation That Sticks. Zijn redenering: als je toch veel geld gaat uitgeven voor een dienst, waarom niet de drie beste aanbieders volgens je selectiecriteria allebei tegen betaling laten beginnen en de resultaten hiervan meenemen in het eindoordeel (fail fast, fail cheap)? Benieuwd of Petra Jagtman en Marlo Kengen al ervaring hebben met deze gang van zaken – en wat in dat geval de beste aanpak is.

Marlo Kengen: “Ik vind het op zich wel een leuk idee. Je kunt de opdracht in stukken knippen en zo beter evalueren of je toewerkt naar de doelstelling. Wat ook kan, is dat er een vergoeding wordt gegeven voor een offerte. Zeker als het gaat om een grote investering, met veel informatie en veel ideeën.” Petra Jagtman: “Mijn tuinman vraagt ook geld voor een ontwerp, wat ik niet verplicht ben af te nemen. Als ik dat wel doe, wordt het verrekend met de eindprijs. Ik ben die werkwijze nog niet tegengekomen in de leercontext. Wat je wel regelmatig ziet, is dat drie aanbieders de opdracht krijgen om het gezamenlijk te doen. Dat geeft ook meer zekerheid.”  

‘Leren inkopen’ is verkrijgbaar via managementboek.nl en bol.com